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課室介紹
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      資料更新時間:105-11-23 16:41 承辦單位:鳳山區公所

    單位願景: 營造效率、優質的辦公環境

    業務介紹:
    ♦文書業務:收文、發文
    收文發文業務介紹:
    1. 收文
    (1) 點收來文登記與建檔
    (2) 電子收文
    (3) 分文〈改分文〉
    (4) 公文統計

    2. 發文
    (1) 發文處理(文書的點收、登記、分文、監印、郵遞、發送、統計等項)
    (2) 發文代字
    (3) 公文電子交換(除受文單位屬未實施連線交換機關、法人、民眾及附件為實體、支票、原始憑證、須蓋 印之文件等,或其他無法或不易製作成電子檔者外,一律以電子交換方式處理公文)
    ♦印信業務:監印

    ♦採購業務:1. 財物購置 2. 勞務採購

    ♦庶務業務:

    1. 財物養護管理

    2. 車輛養護管理

    3. 辦公大樓、廳舍管理

    4. 工友管理

    5. 臨時人員資料登記

    6. 地下停車場租用

    7. 會議室租用管理

    ♦地下室停車場車位租用

    ♦各場地租借注

    ♦各樓層會議場地租借及場地照片

    ♦作品展覽場地租借

    ♦檔案業務:
    一、檔案管理作業,包括點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護等。
    發文、存查函稿,依歸檔表核對件數,並於公文管理系統點收。
    年度公文檔案各項件數統計,會各業務單位、陳首長核閱。
    業務承辦人員,依檔案分類及保存年限區分表、機關檔案點收作業要點等規定註記、編寫分類號、
    保存年限、頁碼。公文檔案經檔管人員分類、立案、編目上架,檔案卷盒、背脊貼條註記機關名稱、
    年度號、分類號、案次號、卷次號、目次號、保存年限,檔案卷盒內附目次表。
    人員、物品進出檔案庫房登記與安管,並依檔案室安全守則規定管制。

    二、檢調與檔案應用:
    各業務單位調案由公文管理系統列印調案單,建置調案管制簿,每月統計檢調件數,歸還檔案,註記日期,以備查考。

    ◎為健全本所檔案管理,依機關檔案管理作業手冊及高雄市政府檔案管理作業要點相關規定。
    ◎為達本所檔案開放應用,依機關檔案管理作業手冊及高雄市政府檔案應用要點相關規定。

    三、現行檔案目錄彙送:

    每年5、11月彙送本所檔案目錄資料。

    四、檔案清理與銷毀作業:
    檔案分永久檔案、定期檔案,已屆保存年限檔案,定期清理、造冊,送檔案局審核後,依規定辦理銷 毀與註記。

    五、機密檔案解、降密與安全管理:

    機密檔案放置於機密檔案架櫃中並上2道鎖,使用機密檔案專用封套,指定專人負責管理。

    六、檔案管理資訊化作業規劃與執行:

    編列年度預算分期完成檔案資訊化作業。


    相關網站-
    檔案管理局http://near.archives.gov.tw/

    組織編制:

    主任: 王順玉

    地址:鳳山區經武路30號(行政大樓二樓)
    電話:742-2111#210
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